Секретарь-делопроизводитель

- Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, совещаний, приемов граждан; оповещение об участии в выездных, селекторных совещаниях, видеоконференциях, инициируемых Главой Администрации городского округа и Правительством Московской области. - Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта, пропусков, организация встреч и совещаний, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня, по итогам подготовка протокола. - Подготовка и сбор всей необходимой информации к докладам и выступлениям, составление торжественных текстов для публичных выступлений и мероприятий. - Осуществление оперативной связи с руководителями структурных подразделений и подведомственных организаций, курируемых заместителем Главы городского округа. - Доведение, от имени заместителя Главы городского округа, к руководителям структурных подразделений и подведомственных организаций указаний, распоряжений и контроль их исполнения. - Сбор информации, подготовка и предоставление отчетов по исполнению распоряжений, информирование о причинах задержки выполнения поручений. - Участие и контроль за своевременной подготовкой ответов на обращения граждан и юридических лиц. - Прием документов и заявлений на подпись руководителя и дальнейшая передача их руководителю. - Ведение делопроизводства в МСЭДО (межведомственная система электронного документооборота), проведение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию документов, образовавшихся в ходе деятельности руководителя. - Подготовка проектов приказов, распоряжений руководителя, дальнейшее согласование проекта документа с должностными лицами и структурными подразделениями Администрации, регистрация и рассылка приказов и распоряжений исполнителям и заинтересованным лицам. - Поддержание авторитета руководителя. - Составление писем, запросов, других документов, выполнение служебных поручений руководителя.

- Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, совещаний, звонков, приемов и выездов. - Техническое обеспечение работы руководителя: заказ транспорта и пропусков, организация встреч и совещаний, подготовка необходимой информации к докладам и выступлениям, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня. - Ведение протоколов совещаний, рассылка протоколов участникам совещания. - Доведение к сведению работников структурных подразделений, распоряжений руководителя и контроль их исполнения. - Сбор информации, подготовка и предоставление руководителю отчетов по исполнению распоряжений. - Ведение делопроизводства, получение и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. - Запись граждан на личный прием к руководителю, организация их приема. - Прием документов и заявлений на подпись руководителя и дальнейшая передача их руководителю. - Составление списка необходимых технических и материальных средств для бесперебойной работы руководителя и секретариата и передача в отдел закупок. - Составление писем, запросов, других документов по поручению руководителя. - Выполнение служебных поручений руководителя.

- Работа с населением, работа с социально-незащищенными категориями граждан. - Постановка на учет граждан, нуждающихся в жилых помещениях. - Взаимодействие с Территориальным отделом и Департаментом социальной защиты населения, Центром социального обслуживания, Центром занятости населения, ветеранскими организациями. - Учет и ведение реестра муниципального имущества. - Разработка проектов муниципальных контрактов, договоров аренды и купли-продажи муниципальной собственности. - Осуществление государственной регистрации права собственности на недвижимое имущество и сделок с ним. - Взаимодействие с ФГУП «Ростехинвентаризация - Федеральное БТИ», Управлением Федеральной службы государственной регистрации кадастра и картографии по Ивановской области. - Делопроизводство в администрации, регистрация вх. и исх. документации. - Разработка проектов нормативно-правовых актов. - Регистрация обращений граждан, контроль за сроками выдачи ответов на обращения. - Ведение протокола совещания. - Выполнение функций заместителя председателя жилищно-бытовой комиссии. - Секретарь межведомственной комиссии по признанию жилого помещения жилым помещением, жилого помещения непригодным для проживания и многоквартирного дома аварийным и подлежащим сносу. - Член комиссии по муниципальному жилищному контролю.

- Подбор персонала, проведение собеседований. - Совместное с руководителем принятие решений о приеме/увольнении. - Разработка штатного расписания, должностных инструкций, графика отпусков и др. - Разработка трудовых договоров. - Ведение табеля учета рабочего времени. - Контроль за работой персонала.