Обязанности:
- Делопроизводство (учредительной компании + 6 аффилированных компаний);
- электронный документооборот "Евфрат";
- дополнительное хранение информации на бумажных носителях;
- прием, регистрация вход./исход. документации;
- прием и распределение звонков, мини-АТС, факсов по отделам;
- работа с оргтехникой - копирование, сканирование, брошюровка;
- первичная обработка входящих звонков для руководства; - обеспечение переговоров руководства;
- деловая переписка;
- контроль прохождения деловой переписки, отдельно - отслеживание корреспонденции в адрес органов власти (Президент РФ, Администрация Президента РФ, Председатель Правительства РФ, Совет Федераций РФ), Министерства РФ, ФАС РФ;
- организация участия руководства в конференциях, форумах с участием руководства РФ;
- подготовка и отправка исх.документов почтой России, курьерскими службами PONY Express, DHL и др.;
- первичная обработка вход.почтовой корреспонденции для руководства, обработка почтовой корреспонденции для структурных подразделений и их передача в подразделения;
- контроль входящей электронной почты,
- переписка с партнерами по электронной почте;
- приказы, командировочные листы;
- кадровое делопроизводство;
- работа с первичными бухгалтерскими документами;
- ведение базы данных клиентов, партнеров, контроль данных, редактирование;
- телефонные переговоры с клиентами, партнерами;
- выдача доверенностей сотрудникам, нотариальное заверение;
- подготовка информационно-справочных материалов для руководства;
- выполнение поручений;
- помощь менеджерам в отправке коммерческих предложений, заключении договоров, контроль их прохождения;
- работа с учредительными документами (заверение у нотариуса);
- заказ и бронирование гостиниц, ж/д, авиа - билетов для руководства, сотрудников;
Работа с судебными документами:
- сбор исковых заявлений, доставка исков, апелляций, кассаций в суды лично и отправка почтой, курьерами;
- контроль прохождения иска по судебным инстанциям (АС г. Москвы, АС МО, 9ААС г. Москвы, 10 ААС г. Москвы, ФАС МО, ВАС РФ, региональные суды, Конституционный суд РФ)
- контроль назначения заседаний;
- ознакомление с материалами дела в судах;
- получение на руки определений, решений, постановлений, исполнительных листов;
- контроль поступления апелляционных, кассационных, надзорных жалоб ответчиков в суды;
- отправка исполнительных листов службой ФГУП "Спецсвязь";
Продление договоров с обслуживающими организациями (почта, курьерские службы, Комус, площадка электронных торгов b2b);
- координация работы курьеров;
- жизнеобеспечение офиса, заказ воды;
- ведение отчетности финансовых расходов по фирме;
- оплата корпоративных моб. телефонов;
- выполнение личных поручений руководства;
- встреча и прием клиентов (чай/кофе).