Секретарь, помощник руководителя, администратор, офис-менеджер

Секретарь на строящемся объекте: входящие звонки, делопроизводство, работа с оргтехникой, работа с документацией, контакты с поставщиками материалов, обеспечение канцелярскими принадлежностями, вода, контакты с гос.надзорными учреждениями, поиск информации в интернете, встреча посетителей.

Регистрация вход/ исход. корреспонденции, сортировка по подразделениям, мини-АТС, делопроизводство, подготовка к отправке корреспонденции почтой России, курьерскими службами, отслеживание корреспонденции, заказ канцелярии, воды, сбор конкурсной документации для участия в тендерах, административная и организационная поддержка руководства, выполнение поручений руководства, гл. бухгалтера.

Делопроизводство, деловая переписка, внутренний документооборот, регистрация вход/ исход. документации, распределение входящих звонков, контроль эл. почты, работа с бухгалтерскими док-ми (распределение, контроль содержания документов, наличия) база и сроки подписания договоров, актов сдачи-приемки работ, формирование дел контрагентов, подготовка пакета документов для тендеров, получения лицензий, работа с оргтехникой, текущая работа с заказчиками, поставщиками, снабжение рабочих объектов в Москве, Подмосковье (заказ спецтехники, топливных материалов, расходных материалов для оборудования, СИЗ), работа с водителями-экспедиторами, работа с курьерскими службами, организация работы офиса (канцелярия, вода), отправка/получение/обработка почтовой корреспонденции, поручения руководства, кадровое делопроизводство.

Делопроизводство (учредительной компании + 6 юр. лиц) -
электронный документооборот "Евфрат", дополнительное хранение информации на бумажных носителях, прием, регистрация вход./исход. документации, прием и распределение звонков - мини-АТС, факсов по отделам, работа с оргтехникой, первичная обработка звонков для руководства, обеспечение переговоров руководства, деловая переписка, отправка документов почтой, электронная почта, приказы, командировочные листы, кадровое делопроизводство, работа с первичными бухгалтерскими документами, ведение баз данных, телефонные переговоры, работа с доверенностями, первичная обработка почтовой корреспонденции для руководства, обработка почтовой корреспонденции для структурных подразделений и их передача в подразделения, подготовка корреспонденции к почтовой отправке, подготовка информационно-справочных материалов для руководства, выполнение поручений, контроль прохождения деловой переписки, отдельно - отслеживание корреспонденции в адрес органов власти (Президент РФ, Председатель Правительства РФ, Совет Федераций РФ) Министерства РФ, ФАС РФ, ФСТ РФ, помощь менеджерам в отправке коммерческих предложений, заключении договоров, контроль их прохождения, организация участия руководства в конференциях с участием руководства страны, работа с учредительными документами (заверение у нотариуса), заказ и бронирование гостиниц, ж/д, авиа - билетов для руководства, сотрудников, работа с курьерскими службами - DHL, "Пони-экспресс", ФГП "Спецсвязь" и др.
Работа с судебными документами - сбор исковых заявлений, доставка их в суды, также отправка почтой и курьерами, контроль прохождения иска по судебным инстанциям (АС г. Москвы, АС МО, 9ААС г. Москвы, 10 ААС г. Москвы, ФАС МО, ВАС РФ, региональные суды, Конституционный суд РФ) контроль назначения заседаний, ознакомление с материалами дела в судах, получение на руки определений, решений, постановлений, исполнительных листов, контроль поступления апелляционных, кассационных, надзорных жалоб ответчиков, отправка исполнительных листов службой ФГУП "Спецсвязь".
Продление договоров с обслуживающими организациями (почта, курьерские службы, Комус, площадка электронных торгов b2b), координация работы курьеров, жизнеобеспечение офиса, заказ воды, ведение отчетности финансовых расходов по фирме, оплата корпоративных моб. телефонов, встреча и прием клиентов (чай/кофе).